Pressearbeit steht bei den täglichen Anforderungen an GastronmInnen oft hinten an. Erst wenn nicht genug Gäste kommen oder alte Gäste nicht mehr kommen heißt es dann oft - wir brauchen bessere Presse. Gerade in großen Städten mit viel gastronomischer Konkurrenz ist es oft schwer, sich durchzusetzen und die Aufmerksamkeit der Presse auf sich zu lenken.

Klassische Mittel der Pressearbeit reichen da oft nicht aus. Es braucht etwas Besonderes, das die JournalistInnen, BloggerInnen und MultiplikatorInnen auf dich und deine Gastronomie aufmerksam macht. Ein Presse Event ist eine gute Möglichkeit die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen und bei JournalistInnen und BloggerInnnen ein Interesse zu wecken.

Im diesem Artikel findest du eine Schritt für Schritt Anleitung für dein erstes Presse Event.

Folgende Dinge solltest Du beachten, wenn du planst, die Aufmerksamkeit der Presse auf Dich zu ziehen:

1. Check deine Website - sind alle Angaben auf dem neuesten Stand? Ist deine Website generell auf einem guten Stand? Sind die Bilder aktuell? Sind die Menükarten aktuell? Funktionieren sämtliche Verlinkungen?

2. Check deinen Eintrag bei Google my Business - hier gilt das Gleiche wie für die Website - alles muss auf dem aktuellen Stand sein. Fotos, Daten etc. und wenn du jetzt feststellst, du hast schon lange keine Reviews mehr beantwortet, sowohl positive als auch negative, dann hol das jetzt nach. Wenn Du noch ein paar positive Reviews brauchst, bitte Stammgäste und FreundInnen darum.

3. Check deine Social Media Seiten und bringe alle auf einen aktuellen Stand. Beachte, das du überall die gleichen Begriffe, Bilder und Claims nutzt, um Wiedererkennungseffekte zu erzielen.

4. Bring deinen Newsletter auf den neuesten Stand. Wenn du noch keinen Newsletter hast, ist es jetzt höchste Zeit, einen einzurichten und mit dem Versand zu beginnen. Tools wie Newsletter 2 go, Mailchimp oder die Newsletterfunktionen von Anbietern wie Squarespace u.a. können diese Arbeit sehr erleichtern.

5. Räum deinen Laden auf! Ab dem Moment, wenn du JournalistInnen, BloggerInnen und MultiplikatorInnen auf dich aufmerksam machst, besteht die “Gefahr” das diese auch kommen, um sich umzusehen, deine Angebote zu testen und deine Gastronomie unter die Lupe zu nehmen. Deshalb sollte dein Restaurant, Cafe, Foodtruck o.ä. in einem Top Zustand sein.

Prüfe alle Bereiche deiner Gastronomie durch die Augen eines Fremden - als ob du sie zum ersten Mal sehen würdest - und mach dir eine Liste mit den Dingen, die es aufzuräumen gilt. Wenn dir das schwer fällt, bitte eine Vertrauensperson, dir zu helfen oder buche professionelle Hilfe. Beginne sofort mit den Dingen, die dich am meisten stören.

Kreiere Dein Presse Event

Mit der folgende Schritt für Schritt Anleitung kannst du ein Event kreieren, mit dem du JournalistInnen, BloggerInnen und MultiplikatorInnen erreichst und es mit deiner Gastronomie in die Presse schaffst.

Schritt 1 - Lege einen Presseverteiler an

—> Recherchiere alle Zeitungen, Magazine, Bloggs und MultiplikatorInnen die dir wichtig sind. Suche nach den passenden JournalistInnen, den AutorInnen der Bloggs und deren Kontaktdaten.

TIP - Bei Zeitungen und Magazinen kann man anrufen und nach den direkten Kontaktadressen fragen. Soziale Netzwerke wie Facebook oder LinkedIn bieten die Möglichkeit, Menschen direkt anzuschreiben.

—> Nutze persönliche Kontakte, um dein Netzwerk zu erweitern. Wer kennt wen? Nutze auch dafür Soziale Netzwerke.

—> Sortiere in einer einfachen Exel Liste nach Presse, BloggerInnen, MultiplikatorInnen, FreundInnen und FürprecherInnen deiner Gastronomie.

—> Erfasse Name, Institution, Aufgabenbereich, Mail Adresse, Web Adresse, Telefonnummer. Führe diesen Verteiler so gewissenhaft wie möglich, er ist ein wahrer Schatz! Du kannst ihn fortlaufend mit Informationen füllen und er erleichtert Deine Pressearbeit zukünftig enorm.

—> Lade zu 20% FreundInnen, Stammgäste und BefürworterInnen deiner Gastronomie ein. Diese sorgen von Anfang an für gute Stimmung, geben dir Rückhalt und sind eine gute “Füllmenge”, sollten nicht alle angemeldeten Gäste erscheinen.

Schritt 2 - Entwickle eine gute Idee

—> Nutze einen Aufhänger wie eine neue Menükarte, Weinkarte, Alkoholfreie Winterdrinks etc.

—> Überlege dir ein gutes Datum, das passt. Für die Gäste - es sollte ein Zeitpunkt sein der sich für alle relativ gut einrichten lässt. Für Deine Gastronomie - nutze einen Zwischenzeit, so dass du nicht zusätzlich zu den Kosten für den Event Ausfälle einplanen musst. Und zu anderen Veranstaltungen - Konkurrenzveranstaltungen die die Aufmerksamkeit deiner Zielgruppe haben, können von deinem Event ablenken.

—> Organisiere ein spannendes Rahmenprogramm, das thematisch zu deiner Gastronomie passt und dein Konzept unterstreicht. Das kann ein kultureller Beitrag sein, wie Tanz oder Musik oder eine Lesung, oder auch ein spannender Talk, wenn du ein ganzheitliches, gemeinwohlorientiertes Konzept hast und gern den Fokus darauf lenken möchtest.

—> Stelle ein passendes Menü zusammen - was möchtest du deinen Gästen offerieren? Welche Spezialitäten sollten sie unbedingt probieren? Wovon sollten Sie unbedingt berichten, wenn sie einen Artikel über deine Gastronomie schreiben?

—> Überleg dir ein kleines Give Away. Eine nette Aufmerksamkeit, die du am Ende allen Gästen mit auf den Weg gibst.

—> Plane den Event nicht länger als 2 Stunden.

Wichtig ist, das das Rahmenprogramm kurz und knackig ist und gut zu Deinem Konzept passt!

Schritt 3 - Organisiere Dein Event

—> Erstelle eine umfassende TO DO Liste, sortiere diese nach Teilbereichen wie Personal, Menü, Technik, Dekoration, Raum, Equipment etc.

—> Schreibe alle! Dinge die dir einfallen in diese Liste und überlege, wie du Aufgaben gut verteilen kannst

—> organisiere ein Team Meeting - besprich deine Idee mit deinem Team, hol dir Meinungen und weiterführende Ideen ein und organisiere die Verteilung aller Aufgaben. Besprich frühzeitig, wer an diesem Tag arbeitet und sorge dafür das deine MitarbeiterInnen für deine Idee brennen und dich mit ganzem Einsatz unterstützen.

—> Erfasse in deiner TO DO Liste die Aufgabenverteilung und jeweils ein Datum wann die Aufgabe erfüllt sein muss. Prüfe diese Liste fortlaufend und pass sie bei Bedarf an.

—> Organisiere einen Fotografen, der dein Event mit allen Highlights und Gästen einfängt. Mit diesem Bildmaterial kannst du dann weiterführende Presse und Öffentlichkeitsarbeit gestalten.

—> Leg ein digitales Presse Kit an. Mit einer kurzen Presseinformation zu deiner Gastronomie und 3 bis 5 guten Fotos. Lege diese Daten in eine Cloud, von der sie bei Nachfrage unkompliziert abgerufen werden können, beispielsweise Dropbox oder Google Docs.

Schritt 4 - Versende eine Einladung

—> Schreibe einen einladenden Text, herzlich, erfrischend und neugierig machend.

—> Prüfe das alle wichtigen Informationen rund um den Event, wie Datum, Uhrzeit, Ort, Kontakt und Ablauf darin enthalten sind. Der Ablauf ist sehr wichtig, denn er dient den Gästen als Orientierung.

—> Nutze dein Newsletter Tool um die Einladung zu versenden. Bei einem guten Tool kannst du gleich einen separaten Presseverteiler anlegen, den du dann immer wieder nutzen kannst.

—> Integriere einen Anmelde Button, um die Anmeldung so einfach wie möglich zu gestalten und das Feedback an dich zu automatisieren.

—> Versende die Einladung ca. 14 Tage vor dem Event. Überleg´Dir einen guten Zeitpunkt für den Versand, Montag Vormittag ist kein guter Zeitpunkt, um solch eine Einladung zu versenden.

—> Versende 5 Tage vor dem Event einen freundlichen Reminder an den gesamten Verteiler. Alle die sich bereits angemeldet haben, werden noch einmal freundlich an den Termin erinnert, alle die noch zögerlich waren melden sich jetzt im besten Fall noch an.

—> Hinterlege zum Event beim Empfang eine Gäste Liste und notiere dir, wer alles da war. Erfasse, wenn diese es wünschen, die Kontaktdaten der Begleitpersonen und erweitere somit deinen Verteiler.

Sorge für einen reibungslosen Ablauf des Events. Kümmere Dich persönlich um Deine Gäste und sorge dafür, das Alle, auch dein Team, einen guten Moment erleben, an den sie sich immer wieder gern erinnern.

Schritt 5 - Schreib einen Review

—> Nutze die schönsten Fotos des Events um einen kurzen Review an alle Gäste zu versenden. Mit einer kurzen Danksagung für den schönen Augenblick und das rege Interesse.

—> Nutze diesen Review gleichzeitig für deine Social Media Aktivitäten und deine Website.

—> Reagiere unverzüglich auf alle Anfragen die von JournalitstInnen und BloggerInnen kommen.

—> Nutze deinen Presse Verteiler, um auch zukünftig Neuigkeiten, Veranstaltungen u.ä. zu kommunizieren.

Nutze die Aufmerksamkeit, die du mit dieser Arbeit erreicht hast und baue Stück für Stück darauf auf. Viel Erfolg!

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